DOKÜMAN TARAMA

Günümüzde, bilginin hızla değişen ve dijitalleşen dünyasında, basılı bilgi kaynaklarının dijital ortama aktarılması ve işlenmesi büyük bir önem taşımaktadır.

İşte bu noktada, doküman ve belge tarama ile OCR (Optical Character Recognition) hizmetlerimiz devreye giriyor. Bu hizmetler, basılı bilgi ve görsel kaynakların verimli bir şekilde dijital hale getirilmesini sağlayarak, erişilebilirlik, işbirliği ve analiz olanaklarını artırıyor.

Doküman ve Belge Tarama: Basılıdan Dijitale Geçiş

Doküman Hazırlığı ve Tasnifi:

Doküman tarama süreci, belgelerin hazırlanmasıyla başlar. Belgelerin tarama işlemi öncesinde QR Kodlu etiketleme, dosya veya klasörden çıkartma gibi işlemler gerçekleştirilir. Zımba veya iğneler gibi gereksiz materyaller dokümanlardan arındırılır. Bu aşama, belgelerin düzgün ve eksiksiz bir şekilde taranabilmesi için önemlidir.

Tarama İşlemi ve Özellik Seçimi:

Belgelerin hazırlığı tamamlandıktan sonra, tarama işlemine geçilir. Bu aşamada, belgenin özelliklerine ve nihai kullanım amacına göre optimum çözünürlük, renk ve kalite seçenekleri belirlenir. Örneğin, tıbbi bir raporun veya sanatsal bir resmin taranmasında farklı renk ve çözünürlük ayarları tercih edilebilir. Bu seçenekler, belgenin dijital ortamda en iyi şekilde temsil edilmesini sağlar.

Profesyonel Tarayıcılarla Tarama:

Belgelerin özelliklerine göre belirlenen ayarlarla, profesyonel tarayıcılar kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilir. Bu tarayıcılar, belgeyi yüksek çözünürlükte ve hassas bir şekilde dijitalleştirmek üzere optimize edilmiştir. Bu aşamada, belgenin tüm detayları titizlikle yakalanır.

Optimizasyon ve Dosya Oluşturma:

Tarama sonrası, elde edilen veriler optimize edilir. Renk, dosya boyutu ve kalite gibi faktörler göz önünde bulundurularak, sonuç olarak PDF veya resim dosyaları oluşturulur. Bu dosyalar, belgenin dijital ortama taşınmasını sağlar. Ancak, bu tür dosyalar üzerinde arama yapma, alıntı yapma veya düzenleme gibi işlemler yapılamaz.

Doküman tarama hizmeti, belgelerin dijital ortama geçişini sağlayarak erişilebilirliği artırır. Özellikle büyük miktarda belgeye sahip işletmeler, arşivler veya kurumlar için verimlilik ve düzen açısından büyük önem taşır. Bu hizmet, belgelerin fiziksel kopyalarını taşıma ve saklama ihtiyacını ortadan kaldırarak daha etkili bir çalışma ortamı sunar.

Sonuç olarak, doküman tarama hizmeti sayesinde kağıda basılı belgelerin dijitalleştirilmesi, işbirliği ve paylaşımın artırılması gibi avantajlar elde edilir. Profesyonel tarayıcılarla yapılan tarama, belgenin orijinal detaylarını yakalayarak yüksek kaliteli sonuçlar elde etmenizi sağlar.

İlk aşamada, kağıda basılı belgelerin veya dokümanların dijital ortama taşınması hedeflenir. İndeksleme işleminin hızlı yapılabilmesi için doküman tasnifi, etiketleme, klasör veya dosyalardan çıkartılarak zımba veya iğnelerden arındırma gibi işlemler yapılarak dokümanlar taramaya hazır hale getirilir. Bu aşamada, belge veya dokümanın özelliklerine ve nihai kullanım amacına göre optimum çözünürlük, kalite ve renk seçenekleri belirlenerek amaca uygun olarak geliştirilmiş profesyonel tarayıcılar ile tarama işlemi gerçekleştirilir. Renk, dosya boyutu ve kalite gibi optimizasyonlar yapılarak, sonuç olarak PDF veya resim dosyaları oluşturulur. Ancak, bu tür dosyalarda arama, alıntı veya düzenleme gibi işlemler yapılamaz.

İndeksleme ve Yazılıma Kayıt

OCR (Optical Character Recognition) teknolojisi veya manüel işlemlerle belirli alanların yazılıma işlenmesi, taranan dokümanların içeriğine kolay erişim sağlanması ve içeriğe hızlıca ulaşılabilmesi için büyük bir önem taşır. İşte bu sürecin detayları:

OCR Teknolojisi ile Alan Belirleme:

OCR teknolojisi, belirli bir belgedeki metinleri tarayarak optik karakterlere dönüştürme işlemidir. Ancak, tarama sonucu elde edilen veriler genellikle sadece metinlerin bir görüntüsüdür ve düzenli bir yapıya sahip değildir. Bu nedenle, belirli alanları ayırt etmek ve metinleri kategorilere veya veri tablolarına dönüştürmek için belirli adımlar gereklidir:

1. Alanların Tanımlanması: Belirli alanlar önceden tanımlanmalıdır. Örneğin, fatura belgelerinde alıcı adı, tarih, ürünler ve fiyatlar gibi alanlar ayrı ayrı belirlenmelidir.
2. OCR Yazılımı Kullanımı: OCR yazılımı, tarama sonucu elde edilen görüntüleri metne dönüştürür. Ancak, bu aşamada metinlerin yapısı ve düzeni korunmaz. Metinler düzensiz bir şekilde elde edilir.
3. Veri Yapısının Oluşturulması: Düzensiz metinlerin belirli alanlara ayrılması için yazılım veya programlama dilleri kullanılabilir. Bu aşamada metinleri işleyerek belirli veri yapıları oluşturulur. Örneğin, tablo verileri ayrı bir yapıda saklanabilir.
4. Veri Doğrulama ve Düzenleme: Otomatik olarak oluşturulan veri yapıları manüel olarak gözden geçirilmeli ve düzeltilmelidir. Metinlerin doğru bir şekilde belirli alanlara ayrıldığından emin olunmalıdır.

Manüel Alan Belirleme:

OCR teknolojisinin bazı zorlukları olabileceği durumlarda, belirli alanlar manüel olarak işlenebilir. Bu yöntemde, insanlar belirli alanları tarayarak elde edilen verilere manüel olarak etiketler ekler. Bu süreç şu adımları içerir:

1. Alanların Tanımlanması: Belirli alanlar önceden tanımlanır ve işaretlenir.
2. Veri Girişi: Belirli alanlardaki veriler manüel olarak girilir veya seçilir. Bu işlem belirli veri giriş ekranları veya arayüzler kullanılarak yapılır.
3. Veri Doğrulama: Elde edilen veriler gözden geçirilir ve doğrulanır. Gerekli düzeltmeler yapılır.